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档案电子化工作的实践
李军
赵慧兰
随着计算机技术、通讯技术的广泛应用，产生的电子文档日益增多，对电子文档如何管理，档案的电子化工作如何开展，已成为一个重要的课题摆在档案工作者的面前。近年来笔者所在单位在档案电子化工作方面进行了探索和实践。本文拟就开展档案电子化工作的问题进行探讨。
由于我公司计算机网络的建立、CAD出图率的100％、以及人手一机、办公自动化目标的逐步实现，使我们充分认识到档案部门应从保管转变到控制信息、开发信息基础上来，重点是以计算机技术为主体，结合网络、光盘、声像技术，进行科学安全有效的保存，使工程技术人员对档案信息资源能够高效的获取、共享和重复利用，以逐步解决愈来愈严重的涨库问题。确定工作目标后，档案部门制定了《图书档案室“九五”计算机发展规划》和《图档电子化实施方案》，从外部、内部因素方面分析了我公司进行这项工作的条件，提出了实施目的、步骤和软硬件方面的准备工作，此方案得到公司领导的支持和重视，现正在逐步实施。
经考察和反复比较，我们确定广州德赛的iDoacman（现已升级为iDocMan2000）档案管理系统为我公司档案管理系统的平台。此软件主要有以下特点：
1．集档案部门的业务管理和原件（电子档案）管理于一体的软件产品，既能满足档案人员日常管理要求，又能满足技术人员网上利用的需求。
2．和后期产品Xdesign9000工作流软件易接口。
3．符合Internet/Intranet发展潮流的档案资料管理系统，它是一个可塑管理平台，使用者可自我发展，自我完善，而对档案资料的获取的方式完全不受时间和地域的限制。
4．档案资料信息在管理上各司其责，而利用上资源共享。
5．提供完善而科学的安全机制，使其在高度安全的前提下具有最大的开放性。
6．提供电子原件的浏览和下载重复利用的功能。
7．提供给用户强大的检索查询、排序功能，用户可按档案的任意字段查询、排序，可使用匹配和非完全匹配两种方式。
在iDocman档案资料管理系统基础平台上，建立了寰球公司档案管理系统。我们本着“用户第一”的服务思想广泛征求相关部室的意见，首先力求做到档案分类、字段设置真正满足用户的检索查询等使用要求，其次再考虑档案人员的工作量问题。档案分类、字段一旦确定下来就尽量避免频繁改动，否则给后期工作带来不必要的麻烦，增加出错率。iDocman为用户提供了强大的安全机制，按照组织机构的授权体系提供特权项目的授权体系提供特权项目的授权功能。我们针对科技、文书、财务、声像共70类档案资料，对21个部室人员从“档案查询、排序”、“案卷查询、排序”、“原件浏览、下载”6个方面进行了权限设置，并划分档案密级。充分体现了档案部门的安全保管意识。
在完成以上工作的基础上，由软件的技术支持人员对我公司档案人员和相关部室人员进行了培训，由于上述准备工作比较充分，软件的安装调试及人员的培训相对比较简单，共用了4个工作日就将库结构建立起来并完成了培训工作。在全体档案人员的努力下，提前三个月完成了输机建库工作，于1999年10月8日正式向员工开通这一系统，受到公司领导和技术人员的好评。
根据GB/T17698.1-1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，结合我公司具体情况于1999年6月制定了我公司的《CAD电子文件归档与档案管理办法》报公司有关部门讨论批准。为了使该办法切实可行，档案室主任多次到项目组了解情况，征求技术人员的意见，边实践边修改，并以一个项目试点，指导项目人员对电子文件积累、整理、入库归档、挂接原件、刻盘，最终将项目形成的电子文件全部入库归档，为今后电子档案管理工作奠定了基础。
在电子文件归档实践中，归档过程控制主要由三种方式：1.电子文件随纸质文件图纸同时入库。设计人员将最终版本的文件存放到项目服务器中，项目中有专人检查验收后存放到公司级项目服务器里，档案人员在验收纸质图纸文件的同时要到服务器上验收电子版的文件图纸，合格后在入库单上签字。此方式的特点是能够能够保证电子文件的齐全完整，但入库后的修改量大，同时也增加了档案人员的工作量。2.工程结束后统一归档入库。工程结束后由项目组专人对电子文件整理，整理后存放到公司级项目服务器中并通知档案人员接收，档案人员通过抽查的方式验收质量，把原件挂接到档案数据库中。此入库方式的特点是既不能保证电子文件的齐全完整又不能保证与纸质图纸文件完全一致，因为工程一旦结束找设计人员修改十分困难，只能事先从行政、理论上做一些要求来保证电子文件的齐全完整准确，但实际操作起来非常困难。3.档案人员进入项目，在过程中控制出图、归档。设计人员在完成成品需要出图、打印文件前将图纸、文件发送到项目服务器上，派到项目中的档案人员一方面验收合格后往绘图机上发送出图信号，另一方面将DWG文件存到公司级项目服务器上，如有修改版，可将原版覆盖掉，保证最终存到服务器上的电子版图文件应与入库的纸质文件一致。此方式的特点是既能够保证电子文件收集齐全完整，也能基本保证与纸质内容的一致性，个别需要手工改动图要求设计人员要登记。
比较以上三种方式，我们认为最后一种属于过程控制，是较为理想的方式，我公司现正在新开工的一个项目中进行试点，派入了一名档案人员作为文件控制工程师对电子文件和纸质文件同时进行控制管理，成功后将在以后的项目中实施。
在公司领导的支持、相关部室的配合以及全体档案人员的努力下，档案的网络化电子化工作已初见成效，到目前为止输入数据25万多条，挂接1.9万多个原件。公司人员可通过网络在个人机器上查阅档案条目信息、浏览或下载电子原件并可在原图的基础上重新出图，大大提高了工作效率，一个信息共享、保管安全、利用高效的网络化系统已初步形成。
（作者单位： 中国寰球化学工程公司
100029）
摘自《中国档案》2002
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